Procesul de transformare al Ordinului Arhitecților din România - Răspunsuri la întrebările membrilor

Dragi membri, am primit o serie de întrebări referitoare la reforma Ordinului și de aceea considerăm necesar să revenim cu răspunsuri punctuale, care să lămurească aceste neclarități. Vom încerca să răspundem cât mai concret, urmărind întrebările pe care le-am regăsit în discuții cu membrii sau pe care le-am primit pe email ori în cadrul rețelelor sociale. Vă mulțumim tuturor pentru implicare și ne bucură interesul și disponibilitatea de a contribui la acest proces de transformare și eficientizare a Ordinului.

 

1. Cum urmează să fie rezolvată calitatea slabă a arhitecturii? 

O calitate slabă a produsului arhitectural este o consecință a unor disfuncționalități ce pot fi rezolvate doar gradual. Nevoia de dezvoltare a platformelor OAR (site și SIOAR) este evidentă. Sistemul informatic a adus un progres major, ce a permis dintr-un stadiu chiar incipient 2 activități fundamentale:

  • Posibilitatea de a compara dovezile emise pentru anumite zone geografice cu autorizațiile de construire. Până la acest moment multe consilii teritoriale de conducere au inițiat astfel de acțiuni, iar cazurile care le-au atras atenția prin prisma volumului la nivel de membru au făcut obiectul unor sesizări disciplinare, unele finalizându-se chiar cu aplicarea unor sancțiuni de suspendare a dreptului de semnătură; 
  • Posibilitatea arhitectului de a-și urca portofoliul în secțiunea publică a SIOAR-ului - care este adresată mai ales publicului extern – instrument prin intermediul căruia se pot obține colaborări.

Așa cum era firesc, sistemul informatic și-a propus o abordare gradată, fiind folosit în prima perioadă de dezvoltare aproape exclusiv pentru gestionarea procesului de elaborare a dovezilor de luare în evidență.

În ceea ce privește serviciile în regim self-service, ele reprezintă un tip de suport electronic ce permite utilizatorilor finali să utilizeze tehnologia pentru a avea acces la informații și pentru a efectua activități de rutină, fără a necesita asistența unui reprezentant al organizației și contact direct cu utilizatorul final (membrul). Astfel, arhitecții beneficiază de o flexibilitate mai mare și sunt reduse nemulțumirile membrilor ce pot apărea referitor la calitatea serviciilor sau timpul necesar pentru răspuns. Potențial, aceste servicii pot fi furnizate cu suport continuu (de exemplu 7/ 7 zile, 24/ 24 de ore pe zi) și acces imediat la informații.

2. Ce tipuri de activități pot realiza prin intermediul sistemelor informatice? 

  • Obținere de informații:

Membrul obține informații cu privire la organizație, serviciile disponibile, documentele necesare pentru anumite activități.

Aceste informații pot fi accesate prin intermediul internet-ului (oar.archi), secțiunii dedicate (prin autentificare pentru anumite secțiuni dedicate din site) sau prin intermediul aplicației SIOAR (prin autentificare sau secțiuni generale). 

  • Utilizarea formularelor standard de solicitare informații sau completare cereri:

Membrul beneficiază de formulare standard pentru toate tipurile de solicitări. Aceste formulare pot fi descărcate de pe platformele existente sau completate direct pe aceste platforme. În această categorie pot fi incluse și solicitări de informații suplimentare/ clarificări/ consultanță aferentă serviciilor administrative.

  • Încărcarea documentelor în sisteme informatice care urmează a fi validate de către organizație:

Documentele pot fi încărcate într-o ordine prestabilită, cu câmpuri de validare pentru simplificarea procesului, reducerea documentelor în format fizic și facilitarea arhivării electronice a documentelor.

  • Descărcarea documentelor (adeverințe, certificate, dovezi):

Descărcarea unor documente create de către organizație pentru membru în urma validării solicitării, completării unor detalii suplimentare dacă este cazul, verificării îndeplinirii condițiilor de primire a documentului, abordării și certificării de către reprezentanții organizației. În anumite situații, furnizarea acestor documente în formă oficială necesită un anumit format și autentificare a organizației (semnătură electronică).

  • Efectuarea de plăți:

Efectuarea plăților direct prin intermediul secțiunii aferente din site sau aplicație dedicată SIOAR pentru actualizarea rapidă a informațiilor, identificarea unică a plătitorului, reducerea activităților de transpunere a tranzacțiilor în diferitele aplicații sau de reconciliere între sisteme operaționale (SIOAR) și sisteme financiare/ bancare.

3. Care sunt tehnologiile self-service și la ce sunt utile? 

Tehnologiile de self-service includ:

  • Self service web: membrul poate accesa informații și realiza activități de rutină pe Internet prin căutarea unor informații într-o bază de date sau revizuirea informațiilor aferente unei întrebări frecvente (FAQ); 
  • Aplicații/ sisteme informatice: Membrul poate interacționa cu un program informatic pentru a realiza activități specifice, cum ar fi verificarea informațiilor personale, a contului sau a plăților sale; 
  • Self-checkout: Membrul poate scana sau încărca documente, poate plăti, poate raporta fără asistență. 

Principalele motive pentru implementarea de servicii de tip self service sunt: 

  • Reducerea/eliminarea necesității deplasării membrului la sediul organizației;
  • Reducerea interacțiunilor fără valoare adăugată pentru membri;
  • Facilitarea accesului membrilor la servicii de tip administrativ;
  • Simplificarea procesului de realizare a serviciului, atât pentru membri cât și pentru organizație;
  • Creșterea gradului de standardizare al formularelor, pașilor, activităților desfășurate;
  • Reducerea numărului de documente în format fizic;
  • Facilitarea arhivării electronice a documentelor;
  • Actualizarea rapidă a informațiilor;
  • Identificarea unică a solicitantului;
  • Reducerea activităților de transpunere a tranzacțiilor în diferitele aplicații sau a activităților de reconciliere între sisteme operaționale (SIOAR) și sisteme financiare/bancare (pentru plăți online).

4. În ce fel ajută secțiunea de întrebări frecvente de pe site la creșterea calității arhitecturii? 

Creșterea nivelului de calitate al arhitecturii este un proces continuu, desfășurat pe termen mediu și lung, fiind vorba despre o schimbare de mentalitate la care contribuie diverse elemente, în manieră concertată.

Prin introducerea acestei secțiuni (ce urmează a fi în permanență actualizată, cu ajutorul membrilor) se urmărește atât eficientizarea activității membrilor, cât și a filialelor. Obținerea acestor răspunsuri utile profesiei se petrece astfel mult mai rapid. Timpul utilizat în trecut pentru a suna la secretariatul unei filiale sau pentru a primi răspuns pe email la o solicitare de acest fel este scurtat, iar membrii pot folosi această opțiune în orice moment al zilei, fără a fi necesar un intermediar pentru obținerea informațiilor.

5. Care sunt rolurile Centrelor Teritoriale de Competență? Care sunt “serviciile complexe” pe care acestea le furnizează? 

Centrele Teritoriale de Competență susțin formarea profesională continuă şi o implementează, sprijină organizarea de proiecte culturale, sprijină dialogul cu autoritatea locală, identifică oportunități şi organizează concursuri. 

Ca structură, sunt formate din câte 2 oameni/centru, acesta fiind practic răspunsul la o lipsă de personal – și de competențe - pe care am identificat-o în organizație până la acest moment. Ordinul nu este o entitate abstractă, este format din oameni, oameni care trebuie să răspundă nevoilor membrilor într-un regim full time, cu atribuții clare și cu o pregătire corespunzătoare. Structura curentă a OAR, , a permis o dezvoltare ne-unitară a acestora. Prin centrele teritoriale, structura centrală a OAR își propune să popularizeze bune practici care există în câteva regiuni și la nivelul fialelor limitrofe, precum și să aducă resurse și competențe care nu au existat.

Pe pagina de Facebook a CTC pilot puteți vedea în mod concret care sunt activitățile desfășurate de acesta. În ceea ce privește diferența între serviciile complexe și cele administrative, schema de mai jos este edificatoare:

 

SERVICII COMPLEXE

  • Servicii dedicate PROFESIEI DE ARHITECT
  • Servicii care necesită competențe specifice și resurse specializate
  • Solicitările pentru aceste servicii sunt ad-hoc sau pot fi programate de către organizație
  • Implică eforturi financiare ridicate
  • Incluse în această categorie sunt: oferirea de consultanță de specialitate, concursuri de arhitectură, inițiative legislative, dezvoltare membri (stagiari și arhitecți), cercetare disciplinară/ mediere

SERVICII ADMINISTRATIVE

  • Servicii dedicate MEMBRILOR
  • Servicii care nu necesită un grad mare de specializare și resurse specializate
  • Solicitările pentru aceste servicii sunt continue și sunt generate direct de către membri
  • Efortul și costurile aferente lor sunt reduse (dar influențate de volumul de activitate, număr de cereri și implicit numpr de membri)
  • Incluse în această categorie: eliberare diferite documente și eliberare dovezi luare în evidență proiecte de arhitectură și consultanță referitoare la aceste servicii

6. Observ că există așteptări mari de la Centrele Teritoriale de Competență. Care sunt competențele cerute pentru cei doi angajați ai CTC? 

În cazul Centrului Teritorial de Competență pilot, în numai 3 luni de funcționare putem vorbi de rezultate foarte bune mai ales privind concursurile de arhitectură, pe dezvoltarea profesională continuă. În plus, centrul-pilot a realizat deja materiale ce pot fi preluate de către viitoarele CTC-uri. Pentru cei interesați, putem oferi o listă extensivă a acțiunilor întreprinse în perioada iulie – septembrie 2017.

Referitor la competențele necesare pentru angajații CTC, găsiți pentru exemplificare anunțurile de recrutare folosite pentru CTC pilot:

http://oar.archi/actualitate/ordinul-arhitectilor-din-romania-cauta-un-referent-arhitect-concursuri-si-manifestari-culturale

http://oar.archi/actualitate/ordinul-arhitectilor-din-romania-cauta-un-administrator-formare-profesionala 

7. De ce nu sunt menționate toate filialele în materialul sintetic privind reforma Ordinului

Materialul nu funcționează ca raport de activitate pentru filiale – în acea sinteză se face referire la filialele Timiș, Arad și Hunedoara deoarece acestea fac parte din proiectul pilot CTC. 

8. Cum ne putem asigura că Centrele Teritoriale de Competență sunt sustenabile? 

Aspectele financiare au fost prioritare în tot acest proiect și ne-am propus să ajungem în fața Conferinței Naționale exclusiv cu modele sustenabile și din acest punct de vedere.

În ipoteza aprobării acestor Centre Teritoriale de Competență, prin bunăvoința filialelor-gazdă, sperăm ca activitatea celor doi angajați/centru să se poată desfășura în sediile acestora, pentru a antrena cât mai puține cheltuieli. Practic, experiența centrului Teritorial Pilot ne arată că majoritar cheltuielile centrului sunt unele de personal. Mai mult decât atât, încă de la început, propunerea OARN a vizat crearea unor centre auto-sustenabile, fapt demonstrat chiar de centrul-pilot,  în cadrul căruia avem plăcerea să anunțăm că tocmai am încheiat un prim contract de consultanță și asistență pentru organizarea unui concurs de soluții. 

Firește că nu ne așteptăm ca centrele să fie auto-sustenabile din start, ele având nevoie în mod categoric de o susținere din partea organizației centrale pentru a-și începe activitatea. Pentru a nu încărca bugetul de cheltuieli al organizației centrale, o eventuală strategie de extindere a Centrelor Teritoriale de Competență ar urma să se realizeze gradat, cel mai probabil cu o acoperire geografică mult mai mare în primă fază.

9. Cum vor fi rezolvate fenomenele concurențiale neloiale? 

În cadrul procesului de transformare, fenomenele concurențiale neloiale sunt influențate de existența:

  • SIOAR (posibilitatea de a verifica registrul de dovezi).
  • SIC PCPC - platformă comună de precalcul a orelor normate de arhitectură,

Ideea înfiinţării PC-PC a apărut ca o consecinţă naturală a procesului de de-reglementare şi liberă concurenţă.

Platforma este creată pentru:

  • a umple un gol informaţional important şi a răspunde astfel inclusiv obligaţiei instituite prin legislaţia europeană şi naţională de informare a consumatorilor/utilizatorilor de bunuri şi servicii;
  • a fi integrată unui sistem mai complex de evaluare a costurilor în activitatea de proiectare şi construcţii.

Astfel, platforma oferă:

  • un REPER de calcul cu privire la volumul de muncă depus pentru realizarea unui proiect de arhitectură,
  • o posibilitate de a justifica în mod corect și concret onorariile.

Cunoaşterea timpului de muncă necesar realizării unui serviciu este o condiţie necesară (nu şi suficientă) pentru alcătuirea unui sistem informatic al costurilor în sectorul serviciului respectiv.

De asemenea, site-ul oar.archi reprezintă un mijloc de informare pentru beneficiarii produsului de arhitectură, iar concursurile de arhitectură contribuie și ele la impunerea unor baze  concurențiale corecte. 

10. De ce sunt atât de importante concursurile de arhitectură? Cu ce ne ajută să îmbunătățim calitatea arhitecturii, cu ce contribuie la crearea unor instituții publice mai eficiente și cum influențează fenomenele concurențiale neloiale? 

Este important de menționat faptul că nu vorbim de concursuri de idei sau de concursuri din cadrul breslei (anuale, bienale etc.), ci despre procedura de achiziție publică a serviciilor de proiectare, astfel:

- realizată printr-o metodă transparentă de selecție;

- pregătită profesionist - bazată pe documentații/studii care se fac publice pentru concurenți

- cu reguli clare, anunțate la începutul procedurii;

- facută pe baze concurențiale corecte;

- jurizată de profesioniști recunoscuți în domeniu;

-accesibilă mai multor arhitecți;

- cu obligativitate de contractare cu câștigătorul;

- nu se amestecă, precum în cazul majorității licitațiilor, execuția cu proiectarea și nu prețul cel mai mic rămâne criteriul principal.

Motivele pentru care e important sa avem concursuri de arhitectură se regăsesc în avantajele reale pe care acestea le oferă profesiei:

- accesul la profesie (versus „licitații cu dedicație”);

- negocierea cu administrațiile publice în bugetarea corectă a serviciilor de proiectare (versus celebrul 3%) și a timpilor reali de proiectare (versus predare de PT în 45 de zile);

- recăpătarea prestanței/ rolului profesiei în relația cu administrația (proiectarea nu mai este văzută ca un serviciu colateral investiției);

- îmbunătățirea calității mediului construit;

- șansa de a profesa la standarde ridicate.

Practic, prin concursuri se creează "piața" de arhitectură.

Arhitectura de calitate dintr-o țară nu se poate generaliza doar pe baza comenzilor private,  ci doar dacă apare mai multă arhitectură publică de calitate. În majoritatea țărilor dezvoltate, concursul ca procedură principală s-a dovedit instrumentul esențial în acest sens. Din aceste motive, concursurile bune și mult mai dese ne avantajează pe noi toți, arhitecții, indiferent dacă participăm sau nu la ele.

11. Cum se va schimba (în bine) viața mea de arhitect - membru în OAR, ca urmare a acestei reforme a Ordinului? 

Schimbările resimțite pot fi grupate într-o serie de categorii, iar termenul de realizare a acestora diferă de la situație la situație, unele fiind implementate deja, altele în curs de implementare în perioada imediat următoare, în timp ce o serie de procese necesită un timp mai îndelungat pentru a fi realizate sau pentru a-și arăta efectele. Enumerăm în continuare îmbunătățirile pe care le vizăm: arhitecții vor avea acces la sisteme informatice performante, se vor baza pe un personal calificat, vor avea un termen maxim de răspuns pentru orice solicitare, vor primi informații mai relevante de la organizația locală și li se va asigura un cadru care să faciliteze dialogul cu delegații pentru anumite foruri locale sau naționale.

De exemplu, credem că diminuarea repetării de posturi la nivel național și de filială, micșorarea numărului de membri din forurile de conducere și responsabilizarea vor duce rapid la o mai corectă reprezentare a membrilor și o funcționare mai bună a organizației. Dorim să remediem și probleme de funcționare a aparatului central și local. Toate măsurile au ca punct de pornire deficiențe ale organizației. Pe unele le cunoaștem cu toții, altele au reieșit în urma analizei. Găsiți analiza și întreaga structură a propunerii aici.

Ordinul trebuie să se reformeze pentru a își face treaba mult mai bine. Procesul de față exprimă dorința de a depăși adaptările punctuale și de a urmări o strategie integrată.