Transparență Decizională documente în dezbaterea membrilor

Potrivit prevederilor Art. 10, Capitolul VI - Transparență decizională din cadrul Regulamentului privind înființarea, organizarea și funcționarea grupurilor de lucru ale Ordinului Arhitecților din România, documentele elaborate de grupurile de lucru se supun procedurii de consultare a membrilor OAR și formulării de amendamente. 

_________________________________

Documente supuse dezbaterii membrilor OAR: 

ACTUALIZARE 4.08.2020

FORMA FINALĂ A DOCUMENTELOR APROBATE DE CONSILIUL NAȚIONAL ÎN DATA DE 31 IULIE 2020

Hotărârea Consiliului Național privind stabilirea plafonului maxim pentru cuantumul taxei de luare în evidență și de emitere a dovezilor de luare în evidență a proiectului de arhitectură

Hotărârea Consiliului Național privind contribuția filialelor OAR la suportarea costurilor de funcționare a SIOAR

Instrument de calcul costuri dovadă

Notă de fundamentare preț dovadă

Notă de fundamentare SIOAR

ACTUALIZARE 29.07.2020

Forma finală a documentelor rezultate în urma procesului de transparență decizională - urmează a fi supuse spre avizarea Consiliului Național în data de 31.07.2020.

Centralizator amendamente primite în cadrul procesului de transparență decizională

Hotărârea Colegiului Director privind plafonul maxim al taxei de dovadă spre aprobarea Consiliului Național

Hotărârea Colegiului Director privind contirbuția filialelor la suportarea costurilor de funcționare a SIOAR

Modificarea plafonului maxim pentru taxa de luare în evidență a proiectelor de arhitectură și emiterea dovezii aferente

9 iulie 2020

Stimați colegi,

Dovada de luare în evidență a proiectelor de arhitectură este, în primul rând, un serviciu pe care îl prestăm în beneficiul membrilor și al organizației, căci ne permite să avem imaginea de ansamblu asupra proiectelor care se proiectează în România, și deci, să avem o radiografie asupra exercitării profesiei, în timp real. Tipul acesta de vizibilitate este necesar organizației pentru a susține activitatea noastră profesională, iar în acest moment se caută soluții pentru a putea genera rapoarte periodice.

În egală măsură, acesta este un serviciu pe care Ordinul îl prestează în interes public – pentru a ajuta administrația locală și centrală să valideze dreptul de a profesa al celor care proiectează mediul construit din România. Prestarea cu onorabilitate a acestui serviciu este, în tandem cu alte misiuni ale organizației, o responsabilitate pe care o avem față de toți cei care utilizează, acum și în viitor, constucțiile rezultate în urma exercitării profesiei de arhitect.

Pornind de la solicitarea filialelor, în cadrul Grupului de lucru al Președinților de Filiale, coordonat de Președintele Ordinului, s-a inițiat un demers care presupune atât reconsiderarea valorii taxei de dovadă, cât și procedura de luare în evidență. În cadrul acestui demers a apărut și necesitatea acoperirii costurilor cu utilizarea și perfecționarea sistemului informatic al Ordinului, exclusiv componentele legate de procesul de eliberare a dovezii și din resursele financiare generate de acesta.

Vă supunem atenției documentele atașate, cu mențiunea că acestea sunt propuse ca suport de proces în contextul eventual al măririi plafonului maxim a valorii dovezii de luare în evidență a proiectului de arhitectură de la 501de lei, la o valoare pe care o va stabili, conform regulamentului, Consiliul național, după încheierea procesului de transparență.

După stabilirea plafonului maxim, fiecare filială în parte, în urma unor procese de consultare cu membrii, va stabili în plan local valoarea proprie a taxei de emitere a dovezii. Prin documentele atașate, propunem utilizarea unui algoritm care să ofere vizibilitate asupra costurilor de realizare a acestui serviciu, susținând astfel transparentizarea și standardizarea procesului de eliberare a dovezii la nivel național.

Scopul acestui algoritm este în primul rând de a asigura transparența asupra costurilor la nivel de organizație. Dincolo de a asigura o mai bună comunicare cu membrii, această metodă ne va ajuta în viitor să ne ajustăm mai ușor diferențele (dintre filiale), în cadrul procesului de generarea a procedurii comune pentru prestarea acestui serviciu.

Principul care ne ghidează este că orice taxă2 (mărire de taxă existentă) trebuie să fie folosită numai în scopul pentru care a fost creată taxa respectivă. Taxa de dovadă este în aceeași situație — ea trebuie să fie estimată având la bază costurile necesare implementării acestui serviciu. 

Această estimare se referă la cele două niveluri:

  • al filialelor, unde se emite dovada;
  • al OAR național, unde se întreține și dezvoltă sistemul prin care se emite dovada (SIOAR).

De aceea, vă propunem metoda/modelul după care poate fi calculată taxa de dovadă, astfel încât să se asigure transparența acestei cheltuieli pentru toți membrii OAR. 

A. Pentru calculul la nivelul filialei, pot intra în discuție următoarele categorii de costuri: 

  1. Costurile rezultate din munca celor implicați în emiterea dovezii (angajați și/sau foruri de conducere); 
  2. Costurile rezultate din folosirea sediului și resurselor de echipare ale sediului;
  3. Alte costuri suplimentare, motivabile prin acțiunile decise de filială pentru a valorifica instrumentul care este dovada în folosul exercitării corecte a profesiunii și îmbunătățirea activității de arhitectură.

Aceste costuri pot varia de la filială la filială, ca și proporția dintre ele, în funcție de remunerarea angajaților și/sau a forurilor de conducere implicate, de cheltuielile cu sediul/echipamentul, de eventualele acțiuni prin care filiala valorifică existența dovezii.

Fiecare filială are libertatea să-și facă propria strategie legată de dovadă (de la minimală, adică stricta emitere, la folosirea acesteia ca instrument, ca indicator în depistarea semnăturii de complezență, dumping-ului etc.)  

Indiferent de aceste diferențe, modul în care se calculează taxa de dovadă trebuie cunoscut ca principiu și aprobat de membrii filialei.

Costul pentru implementarea acestui serviciu la nivel de filială rezultă din împărțirea sumei acestor costuri la numărul mediu de dovezi emise în anii precedenți.

Taxa de dovadă are la bază acest calcul, dar valoarea sa rămâne a fi stabilită la nivelul fiecărei filiale, cu condiția unei argumentări consistente și a unei comunicări transparente cu membrii filialei. Valoarea taxei se adoptă de către filială prin votul Consiliului Teritorial, și este administrată de filială numai în aceste scopuri.   

B. Pentru calculul la nivel central (SIOAR), pot intra în discuție următoarele tipuri de costuri: 

  1. Costuri pentru dezvoltarea sistemului, dar exclusiv pentru dezvoltări de țin de procesul de eliberare a dovezii.
  2. Costuri ce țin de stocare
  3. Costuri cu resursa angajată – persoana care se ocupă de relația cu filialele și de buna implementare a dezvoltărilor solicitate.
  4. Costuri neprevăzute – al cărui rol este de acoperi eventuale depășiri din zona de dezvoltare.

Suma provenită din estimarea acestor cheltuieli este administrată de OAR Național strict cu destinația întreținerii platformei care ține evidența națională a dovezilor emise.  

DETALIERE CALCULE:

A. Pentru calculul costului cu serviciul de eliberare a dovezii de luare în evidență a proiectelor de arhitectură la nivelul filialei

Pentru un proces cât mai facil, Ordinul vă pune la dispoziție un Instrument de calcul, care automatizează calculele mai complicate (respectiv aplicarea formulei propuse prin HCN), și solicită din partea filialelor simpla completare a informațiilor ce țin de costurile menționate mai sus, în 4 pași:

Pasul 1 – numărul de dovezi:

  • Se va extrage din SIOAR numărul total de dovezi emise în ultimii 3 ani compleți
  • Se vor aduna cele 3 cifre și se vor împărți la 36 pentru a obține o medie lunară

De exemplu: Filiala Muntenia Sud-Est a eliberat 2424 dovezi în 2017, 2700 în 2018 și 2952 în 2019, Media Lunară cu care se va lucra este 224 de dovezi/lună (=(2424+2700+2952)/36.

Pasul 2 – numărul mediu de ore pe lună, consumat pentru prestarea serviciului:

  • Se vor considera persoanele implicate în procesul de eliberare a dovezii: atât persoane angajate de filială, cât și membri ai forurilor de conducere.
  • Se vor completa bugetele orare lunare necesare pentru prestarea serviciului, atât pentru personalul angajat, cât și pentru forurile de conducere implicate
  • Bugetul orar va fi declarat, considerând o medie lunară, ținând cont de activitatea din ultimul an calendaristic.
  • De asemenea, se va preciza rolul fiecărei persoane în proces

De exemplu: Filiala Muntenia Sud-Est are 3 persoane angajate și 1 membru al forurilor de conducere implicat în proces. Se va completa bugetul mediu lunar de ore pentru fiecare dintre cele 3 persoane angajate, precum și pentru membru.

Pasul 3 – costul cu resursele umane:

  • Se va completa, pentru toate persoanele menționate mai sus, salariul/indemnizația BRUT
  • Se va completa, pertru toate persoanele menționate mai sus, numărul total de ore plătite, conform cu contractele de muncă/colaborare/mandat în vigoare
  • Instrumetul de calcul va calcula automat valoare brută orară pentru fiecare persoană implicată în proces, o va înmulți cu numărul de ore declarat la pasul anterior, și va prezenta Costul lunar cu angajații și cu Forurile de conducere.

De exemplu: Filiala Muntenia Sud-Est are 3 persoane angajate și 1 membru al forurilor de conducere implicat în proces. Toate cele 3 persoane angajate, sunt cu normă întreagă, cu salarii BRUTE diferite: 4000, 3500 și 3000 de lei. Membrul din forul de conducere are, în medie, o indemnizație lunară BRUTĂ în valoare de 1200lei și un buget mediu lunar de ore dedicate organizației de 30 de ore/lună.

Pasul 4 – costul cu sediul:

  • Se va completa costul anual cu sediul, având ca reper costurile din anul anterior. Din acest cost vor face parte doar cheltuielile relevante pentru prestarea serviciului de eliberare a dovezii.
  • Se vor specifica tipurile de cheltuieli considerate.
  • Se va completa bugetul de ore  mediu lunar, cumulat, al tuturor persoanelor angajate ale Filialei.
  • Instrumentul de calcul va calcula automat care este costul lunar cu sediul pentru prestarea acestui serviciu, proporțional cu timpul dedicat execuției sale.

De exemplu: Filiala Muntenia Sud-Est are costuri anuale cu sediul în valoare de 12000lei. Costurile conțin: cheltuieli cu întreținerea, utilități, abonament telefonie, consumabile birotică. Filiala are 3 angajați cu normă întreagă, deci un buget de ore mediu, lunar, cumulat de 501 ore (=167x3).

Pasul 5 – alte costuri:

  • Se va completa valoarea medie lunară pentru orice alte costuri considerate de filială ca fiind relevante pentru costul prestării acestui serviciu, inclusiv cele generate de acțiuni de susținere a dovezii, în fața oricăror factori interesați.
  • Se va preciza ce cuprind aceste costuri.

De exemplu: Filiala Muntenia Sud-Est are costuri suplimentare de transport, generate de faptul că membrul forului de conducere vizitează periodic primăriile locale pentru a verifica în ce măsură acestea solicită dovada în certificatele de urbanism. Valoarea medie lunară a acestor costuri este de 200lei.

În urma completării instrumentului de calcul, s-au obținut următoarele valori:

Costul/dovadă conține deja costul cu SIOAR.

Costurile vor fi prezentate transparent membrilor, prin completarea Notei de Fundamentare pusă la dispoziție de Ordin.

Valoarea finală a taxei va fi propusă de fiecare filială în parte, fără obligația de a păstra un anumit raport față de costuri, DAR cu responsabilitatea de a aduce toate argumentele necesare susținerii valorii propuse.

Calculele filialelor și valorile propuse vor fi înaintate Trezorierului Ordinului, pentru a putea fi analizate în ansamblu. Analiza trezorierului va fi prezentată Consiliului național și va face parte din procesul de generare și rafinare a procedurii aferente prestării acestui serviciu.

 

B. Pentru calculul costului de întreținere a SIOAR la nivel central 

Pentru un proces cât mai transparent, Ordinul va fundamenta anual acest cost, în baza unei note de fundamentare care va cuprinde:

​Pentru un proces cât mai transparent, Ordinul va fundamenta anual acest cost, în baza unei note de fundamentare care va cuprinde:

  1. Costul anual pentru dezvoltări (exclusiv dezvoltări dedicate prestării acestui serviciu)
    • Se va calcula în baza cerințelor de dezvoltare previzionate pentru anul viitor
    • Se va calcula în baza experiențelor contractuale anterioare
  2. Costul cu stocarea datelor
    • Se va prezenta în baza ofertelor primite, în concordanță cu gabaritul de stocare estimat a fi necesar pentru anul viitor
  3. Costul cu personalul angajat
    • Se va considera salariul BRUT al resursei angajate de Ordin pentru a gestiona relația cu filialele și managementul SIOAR
  4. Cheltuieli neprevăzute
    • Estimate la 5% din total
    • Scopul acestei cheltuieli este de a asigura o rezervă pentru costurile de dezvoltare. În experiențele de lucru anterioare, s-a observat că astfel de depășiri sunt frecvente, căci tarifarea se face în bază orară.

Nota de fundamentare sus menționată, va fi prezentată anual Consiliului național, în penultima ședință din an, pentru a putea servi proceselor de bugetare din Filiale.

Ambele tipuri de Note de fundamentare – cele realizate de Filiale, precum și cea realizată de Ordin, vor fi prezentate Consiliului național, în cadrul ședinței dedicate Bugetului organizației.

Calendarul procesului decizional

9 - 20 iulie: formularea amendamentelor și susținerea lor;

20 - 22 iulie: procesarea amendamentelor de către GL președinți filiale OAR;

22 - 24 iulie: rezultatul finalizat este supus avizării Colegiului director și transmis ca material-suport membrilor Consiliului național;

31 iulie: ședința aferentă a Consiliului Național.

Adresa pe care vă invităm să trimiteți amendamentele este consultare@oar.archi.

 

Cu speranța că vom putea cu ajutorul acestui proces să îmbunătățim calitatea acestui serviciu precum și să menținem o comunicare cât mai bună cu membrii noștri,

 

Alexandru Găvozdea

Președinte

Note:

1 – Valoarea stabilită de Consiliul național conform HCN 2010 / 04.10.2010

2 - Sumă de bani plătită unei instituții în schimbul unor servicii sau pentru dobândirea anumitor drepturi

DOCUMENTE

Instrument de calcul costuri dovadă

Notă de fundamentare preț dovadă

Notă de fundamentare SIOAR

Scrisoare președinți filiale_16.06.2020_anulare HCN 834 și 835_09.06.2020

Punct de vedere GL președinți filiale: majorare taxă dovadă.

PV GDL sunt disponibile pe SIOAR: profilul meu / zona de anunțuri și mesaje OAR național.