Considerente privind desfășurarea online a ședințelor forurilor de conducere OAR și a comisiilor naționale și locale

29 aprilie 2020

În contextul instituirii stării de urgență pe teritoriul României prin Decretul nr. 195/2020, dreptul la întrunire a fost puternic afectat, iar adunările ce presupun participarea unui număr mare de persoane au fost interzise, cu scopul limitării răspândirii epidemiei COVID-19. 

În aceste condiții, în vederea stabilirii modului optim de desfășurare a activității Ordinului Arhitecților din România în această perioadă dificilă, Departamentul juridic al Ordinului a analizat cadrul legal aplicabil întrunirilor forurilor de conducere, comisiilor și grupurilor de lucru naționale și teritoriale prin mijloace de comunicare la distanță. 

Din analiza efectuată, reiese că se pot organiza online ședinte ale:

  • Consiliului Național / Consiliilor de conducere teritoriale (Cap. I, pag.1 din Documentul atașat la final)
  • Colegiului director OAR / Colegiilor directoare teritoriale (Cap. II, pag. 6)
  • Grupurilor de lucru (Cap. V, pag. 15).

Aceste ședințe se pot desfășura online numai cu îndeplinirea unor condiții tehnice obligatorii, cu respectarea prevederilor legale.

Condiții tehnice obligatorii pentru susținerea ședințelor online

  • asigurarea condițiilor necesare pentru confirmarea identității participantului, cu posibilitatea de efectuare a apelului nominal prin mijlocul de comunicare;

  • posibilitate de partajare a ecranului și a documentelor;

  • asigurarea nivelului adecvat de confidențialitate a comunicației și, dacă este cazul, a votului;

  • asigurarea înregistrării și consemnării dezbaterilor și deciziilor;

  • posibilitatea de exercitare a votului prin mijloace digitale, inclusiv prin corespondență, sau exercitarea semnăturii digitale pentru semnarea documentelor.

Comisiile de disciplină și cea de cenzori nu se pot desfășura online

În ceea ce privește activitatea și realizarea ședințelor Comisiei Naționale de disciplină și a Comisiilor teritoriale de disciplină (Cap. III, pag. 11), departamentul juridic opinează că acestea nu pot fi desfășurate în condiții optime prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță, întrucât dosarele aflate pe rolul comisiilor de disciplină sunt păstrate în arhive fizice, conform reglementărilor în vigoare. 

În plus, prin folosirea mijloacelor online, completul de judecată nu poate asigura, în mod efectiv, respectarea prevederilor privind publicitatea ședințelor de judecată. 

De asemenea, analizând activitatea specifică a Comisiei de cenzori (Cap. IV, pag. 14), s-a ajuns la concluzia că ședințele sale nu pot fi comutate în mediul online, întrucât membrilor comisiei nu li se poate asigura accesul la documentele contabile ale Ordinului, documente ce, conform legii, sunt păstrate în arhiva fizică la sediul Ordinului. 

Pentru mai multe detalii despre cadrul legal privind desfășurarea ședințelor OAR cu utilizarea mijloacelor tehnice de comunicare la distanță, vă rugăm să consultați AICI documentul realizat de Departamentul juridic OAR.