Mod de organizare a concursurilor

Documente suport

  • Experiența dobândită de OAR în ultimii 10 ani, în organizarea de concursuri, a fost sintetizată în cadrul Ghidului de bune practici pentru organizarea concursurilor de soluții de arhitectură/urbanism. Ghidul pune împreună, detaliază și explică aspecte procedurale și terminologice specifice concursului, aspecte care îl deosebesc de procedura licitației (mai bine cunoscută autorităților contractante), astfel încât să se poată respecta standardele concursului de arhitectură și urbanism promovate de OAR și UIA, în condițiile legii în vigoare.

    Puteți accesa Ghidul la acest LINK.

  • În perioada 2014-2018, la solicitarea acelor promotori care au înțeles miza acestei proceduri, OAR a organizat unsprezece concursuri, din care șase au fost concursuri de soluții în vederea achiziției publice. În urma acestora, administrațiile publice promotoare au obținut proiecte de deosebită calitate și proiectanți cu viziune, selectați cu profesionalism de jurii formate din personalități respectate, oferind astfel orașelor lor perspectiva unui mediu construit mai bun și mai durabil.

    Broșura cu aceste concursuri o puteți descărca la acest LINK

  • Broșura pentru administrații publice are ca scop explicarea pe scurt a procedurii de organizare a unui concurs și prezentarea expertizei și experienței OAR în organizarea de concursuri de arhitectură și urbanism. Broșura a fost realizată în iulie 2017, reprezentând un document grafic suport pentru discuțiile cu administrații locale purtate în cadrul CTC Arad, Caraș-Severin, Hunedoara și Timiș.

    Broșura pentru administrații publice poate fi folosită în discuții cu orice potențial promotor al unui concurs, pentru a promova practica națională a concursurilor de arhitectură și pentru a identifica oportunități existente.

    Broșura poate fi descărcată la acest link. 

Cele două condiții inițiale

  • Succesul unui concurs este influențat în mare măsură de calitatea temei de concurs. Tema trebuie să fie bine scrisă, lipsită de neclarități, cuprinzând toate informațiile necesare, enunțând clar cerințele și într-o manieră care să dea concurentului libertate de interpretare. Acest pas este esențial pentru buna evoluție a desfășurării consursului. 

  • Concursul depinde în mod fundamental de estimarea plafonului maximal de investiție. Este important să se stabilească un buget realist sau o schemă financiară care să se potrivească aspirațiilor investitorului. Concurenții își vor baza propunerile pe acest buget, în sensul în care acesta poate fi un criteriu în alegerea anumitor soluții tehnice sau a anumitor concepte formale și funcționale.

    Bugetul estimat pentru achiziția serviciilor de proiectare prin concurs de soluții trebuie să fie structurat pe trei capitole principale: organizarea concursului, fondul de premiere și costul serviciilor de proiectare. 

Pașii aferenți organizării unui concurs

  • Promotorul vrea să afle:

    • cât costă?
    • cât durează?
    • cum se face?

    Organizatorul urmează să stabilească:

    • tipul de concurs cel mai adecvat situației care face obiectul concursului;   
    • calendarul realist care să asigure o bună organizare și desfășurare a concursului;
    • bugetul care să poată asigura buna organizare în timpul dat.

    La finalul acestui pas, organizatorul încheie cu Promotorul un contract pentru organizarea concursului.


    Cheltuielile asociate organizării unui concurs alcătuiesc bugetul concursului. Ele trebuie suportate de promotor (în majoritatea absolută a cazurilor).


    Cheltuielile se împart în:

    • cheltuieli care sunt plătite direct de promotor
    • cheltuieli care sunt plătite de promotor prin intermediul organizatorului.

    Acestea din urmă fac parte din contractul care trebuie corect negociat încă de la început între promotor și organizator.


    Tabelul din acest link (PDF - 102 KB) prezintă capitolele bugetare standard pentru organizarea concursurilor.


    Din sumele pentru care contractează, Organizatorul poate plăti colaboratorii cu care asigură organizarea concursului.

  • Contractul trebuie corect negociat încă de la început între promotor și organizator.

     

    Contractul stabilește, pe baza negocierii / înțelegerii dintre promotor și organizator, următoarele aspecte:

    • responsabilitățile care revin fiecărei părți pentru buna organizare a concursului;
    • termenele de realizare a acestora;
    • tipurile de cheltuieli care vor fi plătite de promotor prin intermediul organizatorului (prevăzute în buget);
    • etapizarea plăților către organizator etc.
  • Promotorul:

    • Realizează studiile preliminare (geo, topo, urbanism, studii peisagistică, relevee ș.a.m.d.) și le livrează la timp echipei care alcătuiește tema;
    • În cazul unei investiții publice, după finalizarea temei și a regulamentului, postează concursul pe SEAP și așteaptă aprobarea de la ANAP.

     

    Organizatorul: 

    • Consiliază promotorul referitor la documentele și documentațiile necesare elaborării temei;
    • Dă în lucru tema de proiectare;
    • Întocmește regulamentul concursului;
    • Proiectează pagina oficială a concursului, secțiune a site-ului de Internet al OAR, care reprezintă modalitatea oficială de comunicare a concursului în mediul profesional. Pagina concursului conține prezentarea generală a competiției în limba română sau engleză (după caz), permite concurenților înscrierea electronică și adresarea întrebărilor și facilitează publicarea răspunsurilor la întrebări, a anunțurilor relevante și a rezultatelor finale ale concursului.
  • Această etapă reprezintă obligația Organizatorului și constă în:

     

    A. Postarea pe site a anunțului, a datelor concursului și a documentației (tema, regulamentul, anexele).

     

    B. Organizarea secretariatului de concurs cu următoarele îndatoriri:

    • Consemnează într-un tabel toți concurenții care se înscriu la concurs prin intermediul paginii oficiale de concurs;
    • Gestionează corespondența referitoare la concurs (înștiințări, informări ale secretariatului de concurs etc.);
    • Gestionează rundele de ”Întrebări și Răspunsuri” (Q&A).


    C. Organizarea vizitei la amplasament:

    • Concurenții care participă la vizita pe sit au posibilitatea de a face poze (documentație fotografică personală pentru concurs) și de a pune întrebări direct organizatorilor;
    • Toate întrebările și răspunsurile date cu ocazia vizitei pe sit sunt consemnate și fac parte, împreună cu întrebările primite pe e-mail și răspunsurile aferente, din documentul “Întrebări și Răspunsuri”.

     

    D. Gestionarea rundelor de întrebări și răspunsuri:

    • Documentul “Întrebări și Răspunsuri” este postat pe pagina oficială de internet a concursului și trimis prin e-mail tuturor concurenților care au trimis întrebări sau care s-au înscris la concurs;
    • Documentul “Întrebări și Răspunsuri” este document oficial al concursului și devine parte din tema și regulamentul concursului. Organizatorul transmite Promotorului documentul “Întrebări și Răspunsuri” în vederea publicării acestuia pe SEAP.
  • Toate activitățile presupuse de această etapa revin în sarcina / obligația Organizatorului. 

     

    A. Secretariatul de primire:

    • înregistrează proiectele primite (atribuie fiecărui proiect un număr de înregistrare);
    • înlătură semnele distinctive de pe colete;
    • poate respinge automat un proiect, în condițiile prevăzute de HG 395/2016, dacă acesta nu respectă termenul limită stabilit în calendarul procedurii, nu a achitat garanția de participare sau a predat neconform plicul secretizat (predare separată sau lipirea acestuia în exteriorul ambalajului / tubului). În acest caz, secretariatul de primire întocmește un Proces Verbal de eliminare din concurs și anunță candidatul eliminat în termen de 24h;
    • întocmește un proces verbal de primire / predare a coletelor și le înmânează comisiei tehnice de verificare.

     

    B. Comisia tehnică:

    • pune numerele de concurs și șterge numerele de înregistrare;
    • verifică respectarea formală a temei și a regulamentului (plic închis, piesele obligatorii);
    • separă plicurile sigilate de planșe;
    • întocmește un proces verbal privitor la respectarea regulamentului de către proiectele înscrise în concurs și îl înaintează juriului (care este singurul care are dreptul să decidă eventuala descalificare a unui concurent).
  • Organizatorul se ocupă de următoarele aspecte:

     

    A. Juriul aprobă raportul comisiei tehnice și decide câte proiecte intră în procedura de jurizare.

     

    B. Organizatorul facilitează jurizarea:

    • Pune la dispoziția juriului un secretar (arhitect) pe toată durata procesului de jurizare, care întocmește procesul verbal (P.V. detaliază desfășurarea jurizării și include comentariile/concluziile juriului asupra proiectelor premiate);
    • Asigură prezența, la dispoziția juriului, a consultanților tehnici și a elaboratorului temei.

     

    C. După jurizare, plicurile cu identitatea concurenților sunt deschise numai după semnarea de către toți membrii juriului a procesului verbal de jurizare.

  • Promotorul se ocupă de:

    A. Organizarea conferinței de presă, cu prezența juriului, pentru anunțarea oficială a câștigătorilor și a expoziției cu proiectele participante la concurs.

    B. Plata premiilor.

    C. Încheierea contractul de proiectare (după caz, conform regulamentului și scopului specific al concursului).


    Organizatorul trebuie să îndeplinească următoarele activități:

    A. Deschide plicurile care conțin identitatea tuturor concurenților.

    B. Întocmește un tabel de corespondență între numărul de înregistrare, numărul de concurs și simbol de identitate proiect.

    C. Publică acest tabel pe site-ul concursului.

    D. Întocmește un tabel cu datele de identitate ale concurenților.

    E. Procesează imaginile planșelor de concurs pentru a fi incluse în galeria virtuală a concursului împreună cu datele autorilor (cei care și-au dat acordul).

    F. Întocmește pachetul de presă care conține: comunicatul de presă, imagini ale proiectelor câștigătoare și procesul verbal de jurizare.

    G. Întocmește dosarul concursului pe care îl predă promotorului.

  • OAR Național asigură consultanță  Organizatorului cu privire la buna desfășurare a întregului proces prin Departamentul Concursuri și Departamentul Juridic. În plus, organizația pune la dispoziția filialelor organizatoare experiența acumulată și documentația de care dispune pentru a asigura calitatea concursului și a stimula organizarea de concursuri în teritoriu.

  • Documentul a fost întocmit în cadrul Grupului de Lucru Concursuri

    • Ana Maria Zahariade – vice-președinte
    • Radu Ponta
    • Irina Meliță
    • Mirona Crăciun – Consilier Concursuri OAR

Context

Beneficii ale organizării unui concurs împreună cu OAR

  • Colaborarea cu Ordinul Arhitecţilor din România pentru organizarea unui concurs este cea mai sigură metodă de a profita de toate avantajele rezultatelor organizării unui concurs, având la dispoziție experiența organizației noastre și „certificarea calității” pe care asocierea cu noi o garantează. 



    Vom stabili împreună o modalitate flexibilă și adaptată de colaborare pentru organizarea concursului pentru a satisface toate așteptările și nevoile dumneavoastră, bazându-ne pe experiența acumulată în zece ani de organizare de concursuri.

  • Cu susținerea noastră veți trimite un semnal foarte clar pentru concurenții care participă: aceștia vor avea certitudinea că organizarea concursului va fi eficientă și echitabilă, aderând la standardele de bune practici.

  • Organizația noastră are pârghii de promovare atât la nivel național cât și internațional prin afilierea la alte organizații profesionale similare din lume.

  • Dacă doriți să organizați un concurs sau să vă informați în legatură cu detaliile procedurii, vă rugăm să ne contactați la adresa concursuri@oar.archi